FAQ – Fragen zu Euro-Reisekosten

Euro-Reisekosten kann für die Abrechnung von Reisen in der ganzen Welt eingesetzt werden. Das Programm enthält alle Pauschalen der amtlichen Länderliste des Bundesfinanzministeriums (BMF).

Euro-Reisekosten enthält jeweils nur die Pauschalen des Jahres, das im Namen der Version mit genannt wird. Da der Gesetzgeber regelmäßig zum Jahreswechsel Pauschalen oder Sachbezugswerte ändert, sollten Reisen eines bestimmten Jahres auch immer mit der entsprechenden Jahresversion von Euro-Reisekosten abgerechnet werden. Euro-Reisekosten weist beim Erfassen einer Reise automatisch darauf hin, wenn der Reisezeitraum außerhalb des Jahres liegt, für welches die Version gilt.

Die gesetzlichen Änderungen in Deutschland erfolgen regelmäßig so, dass sie zum Anfang des Folgejahres in Kraft treten. Es wird dementsprechend für jedes Jahr eine neue Jahresversion der Software kostenpflichtig bereitgestellt, welche die gesetzlichen Änderungen enthält. Für wichtige Änderungen oder Erweiterungen im jeweils laufenden Jahr werden Updates kostenlos zur Verfügung gestellt. Das Programm verfügt über eine Funktion zur Online-Update-Prüfung.

Da sich die Pauschalen regelmäßig zum Jahreswechsel ändern, wird für jedes Kalenderjahr eine neue Jahresversion kostenpflichtig bereitgestellt. Anwender, die innerhalb der letzten drei Jahre eine Version von Euro-Reisekosten erworben haben, erhalten neue Jahresversionen zum Vorzugspreis. Neue Jahresversionen werden als eigenständiges Programm zusätzlich auf Ihrem Computer installiert und werden neben den geänderten Pauschalen in der Regel auch Erweiterungen im Funktionsumfang der Software enthalten. Für wichtige Änderungen oder Erweiterungen im jeweils laufenden Jahr werden Updates kostenlos zur Verfügung gestellt. Euro-Reisekosten verfügt über eine Funktion zur Online-Update-Prüfung.

Mit Euro-Reisekosten können Belege auch in Fremdwährungen erfasst werden. Das Programm enthält über 30 Währungen, für die der Wechselkurs zum Belegdatum online von unserem Währungsserver abgerufen werden kann. Die Kurse stammen von der Europäischen Zentralbank (EZB) und werden werktäglich fortgeschrieben. Für Währungen, die nicht im Programm enthalten sind, können Bezeichnung und Wechselkurs manuell mit dem Beleg erfasst werden.

Für Bewirtungskosten gilt in Deutschland folgende Regelung: Die aus geschäftlichem Anlass entstandenen Bewirtungskosten sind nur in Höhe von 70% der Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar. 30% der Bewirtungskosten und der unangemessen hohe Anteil sind steuerlich nicht als Betriebsausgaben abziehbar.

Euro-Reisekosten kann diese Regelung handhaben:

Die Buchungsliste weist die Aufteilung der Bewirtungskosten in abzugsfähige und nicht abzugsfähige Betriebsausgaben anhand eines einstellbaren Wertes aus. Voreingestellt ist der zur Zeit gültige Wert von 70%. Der voreingestellte Wert kann bei Bedarf im Programm über den Menüpunkt Einstellungen verändert werden.

Bei der Buchung von Einzelbelegen können Sie aus einer Liste von Zahlungsarten auswählen, z.B. „Bar oder Privat“, „Eurocard“, etc. Die Zahlungsart „Bar oder Privat“ bedeutet, dass der Reisende den Betrag aus der eigenen Tasche oder mit einer privaten Kreditkarte gezahlt hat. Die Angabe dieser Zahlungsart führt zu einer vollständigen Auszahlung des jeweiligen Betrages.

Alle anderen Zahlungsarten in der Liste, wie z.B. Firmenkreditkarten oder Rechnungen, führen nicht zu einer Auszahlung der Beträge, da die Belege vom Reisenden nicht privat bezahlt werden. Die Beträge werden dem Arbeitgeber später direkt belastet und in der Abrechnung unter „Zahlungsarten dienstlich“ ausgewiesen.

In der Hilfe zum Programm ist dies unter dem Stichwort „Belegerfassung“ erklärt.

Mit Euro-Reisekosten sind auch monatliche Auswertungen möglich. Sie können diese über den Menüpunkt Auswertung => Monatsberichte erzeugen. Die Ausgabe ist eine Liste im A4-Querformat mit allen Reisen pro Reisenden und Monat. Normalerweise passen alle Reisen eines Monats auf eine Seite.

Die Berichte werden von Euro-Reisekosten direkt als PDF-Dokumente erzeugt. Darüber hinaus lassen sich Reisedaten in verschiedenen Formaten exportieren, z.B. um eigene Auswertungen mit einer Tabellenkalkulation zu erstellen.

Mit Euro-Reisekosten ist es möglich, dass an mehreren Arbeitsplätzen mit denselben Reisedaten gearbeitet werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass auf jedem Computer eine Version von Euro-Reisekosten installiert ist, die mit einem eigenen Lizenzschlüssel freigeschaltet wurde. Zur Einrichtung der Arbeit im Netzwerk lesen Sie im Hilfesystem des Programms den Abschnitt „Arbeiten im Netzwerk“. Diesen erreichen Sie über die Menüpunkte ? => Hilfethemen.

Da es sich dabei technisch nicht um eine echte „Netzwerk-Version“ mit Benutzerverwaltung handelt, empfehlen wir diese Arbeitsweise nur für kleinere Arbeitsgruppen bis maximal zehn Personen.

Die Antwort auf diese Frage finden Sie in unseren FAQ technische Fragen zur Software

Beim Start von Euro-Reisekosten 2020 erscheint ein Dialog zur Auswahl der Umsatzsteuersätze für die zu erfassenden Abrechnungen. Die getroffene Auswahl gilt bis zum nächsten Programmstart (bzw. bei der PRO-Version mit Mandantenverwaltung bis zum Wechsel des Mandanten). Auf diese Weise ist es möglich, zu jedem Zeitpunkt Reisen abzurechnen, die vor oder nach der Umstellung der Umsatzsteuersätze stattgefunden haben.

Lesen Sie mehr dazu in unserem Dokument: Befristete Senkung der Umsatzsteuersätze und Euro-Reisekosten

Sollte der Dialog in Ihrer Version von Euro-Reisekosten 2020 nicht erscheinen, prüfen Sie bitte über die Menüpunkte „Online=> Auf Updates prüfen…“, ob für Ihre Version ein Update verfügbar ist. Das Update zur befristeten Senkung der Umsatzsteuersätze steht seit dem 19.Juni 2020 bereit.